Il prodotto
La proposta si articola in due componenti base: La prima
basata su un prodotto gestionale standard DafoWin - ERP,
che assolve a tutte quelle funzioni base di una azienda
- magazzino, acquisti, logistica, amministrazione - ed
una componente specifica sviluppata per assolvere alle
esigenza della SEDE, nella gestione di tutte le attività
verso i propri affiliati, e quelle dell'affiliato tipiche
di un negozio che vende direttamente al pubblico.
Tutte le funzioni utente, sia quelle
standard che quelle sviluppate, utilizzano strumenti
standard di sviluppo nativi in ambiente Windows. Il
software utilizza standard industriali accettati e riconosciuti
dalla stessa Microsoft (Il prodotto DafoWin è
certificato come prodotto Back Office Compatible e Windows
2000 Compatible).
L'approccio al modulo franchising
Per la realizzazione di questo nuovo
modulo da integrare alla propria piattaforma applicativa,
la dataform ha seguito un preciso iter di studio, sviluppo
e implementazione:
La prima fase è stata estremamente
importante in quanto abbiamo cercato di comprendere
a fondo le specificità del settore e quali dovessero
essere le caratteristiche di un prodotto standard che
consentisse l'applicazione più idonea ad ogni
tipologia di catena di distribuzione. In questa fase
abbiamo lavorato a stretto contatto con i responsabili
di alcune catene di franchising ed abbiamo intervistato
alcuni responsabili di punto vendita. Questo ci è
servito per capire sia le logiche generali che le esigenze
operative.
In una seconda fase abbiamo sviluppato
la prima parte della procedure, quelle utili a coprire
le esigenze primarie del negozio. Sono state sviluppate
tutte le funzioni fondamentali per la specifica attività
di vendita dando la priorità alla semplicità
di utilizzo ed alla efficacia del risultato.
Abbiamo studiato a fondo ed implementato un sistema
di collegamento tra la sede ed i punti vendita semplice
che non comportasse ne interventi sulla architettura,
ne la necessità di ricorso a procedure presidiate.
Nell'ultima fase - sempre in continua
evoluzione - abbiamo completato il sistema informativo
del negozio con l'obiettivo di fornire al titolare una
serie di certezze mettendogli a disposizione sempre
nuovi strumenti atti a migliorare il modo di operare
dei vari addetti e a fornire quelle informazioni utili
alla più completa lettura dell'andamento della
propria attività.
Il collegamento con la Sede centrale (e quindi la appartenenza
ad un gruppo organizzato) diventa un plusvalore per
il punto vendita in quanto si rende finalmente acquisita
la possibilità di aggiornare le informazioni,
i documenti, le nuove proposte e quant'altro per gestire
al meglio il proprio business e quindi assolvere agli
oneri derivanti dal contratto.
Il sistema proposto
Un sistema informativo per una catena di negozi in franchising
deve tener conto dei due principali attori che andranno
ad utilizzarlo:
SEDE
Questa è spesso una azienda commerciale che acquista
prodotti di terzi, intrattiene i rapporti commerciali
con i fornitori, ne riceve il catalogo prodotti i listini,
decide le politiche commerciali del gruppo, i prezzi
di vendita, le campagne promozionali, le offerte, ecc.
In alcuni casi è anche titolare
di una linea di prodotti diretti (che realizza internamente
o tramite terzisti), gestisce eventualmente un magazzino,
vende direttamente ai propri affiliati i prodotti gestiti
a magazzino, ecc.
AFFILIATI
Gli affiliati sono aziende indipendenti che mantengono
una propria autonomia amministrativa. Dipendono commercialmente
dalla casa madre, possono operare direttamente con i fornitori
definiti dalla sede e possono vendere i prodotti concordati
con la sede.
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Ricevono dalla sede le novità (nuovi articoli,
proposte commerciali, nuovi prezzi suggeriti, ecc. ) possono
decidere se adottare o le proposte commerciali o trasformarle
in proposte Locali.
La attività fondamentale dell'affiliato è
costituita dalla vendita al pubblico; quindi gestire il
magazzino (scaffali e retro), il riassortimento dei prodotti
in base al venduto reale, le promozioni e le offerte,
il parco clienti con politiche commerciali appropriate
(Buoni sconto, Fidelizzazione, mailing list, ecc.).
L'affiliato deve ovviamente svolgere anche funzioni di
tipo amministrativo (Bolle di consegna, fatture, pagamenti,
ecc.)
Collegamento tra la sede ed i punti vendita
La sede, come già evidenziato, intrattiene direttamente
i rapporti con i fornitori, è quindi suo compito
quello di creare le anagrafiche dei fornitori, definire
la scontistica sede, la scontistica per gli affiliati,
acquisire i nuovi listini dei fornitori o gli aggiornamenti.
Analogamente per quanto riguarda nuovi listini di vendita,
offerte promozionali, proposte commerciali, ecc.
Il sistema di collegamento, ogni volta che rileva aggiornamenti
sulla base dati, attiva - nottetempo - un processo automatico
che spedisce via email, a tutti gli affiliati, i dati
modificati o inseriti.
Un processo analogo presso il punto vendita acquisisce
automaticamente gli aggiornamenti.
Messaggi automatici
Appena verrà acceso il computer ufficio del punto
vendita, verranno segnalati messaggi informativi che
potranno essere generati dal sistema stesso - rottura
di stock, offerte in scadenza, ecc. - oppure essere
originati dalla sede - nuova offerta, creazione nuovi
articoli, ecc.
Tali messaggi potranno essere letti e archiviati, riproposti
o analizzati in dettaglio (quali articoli sono arrivati,
quali sono le nuove offerte, ecc.)
Collegamento tra negozio e sede
Con la stessa modalità precedente, i dati generati
dai punti vendita verranno inviati alla sede.
Questi verranno, memorizzati in un archivio di venduto
globale e potranno essere utilizzati dalla sede a fini
statistici sia per la valutazione dei fornitori sia
per analizzare il singolo punto vendita rispetto alla
media degli altri.
Internet
E' stato creato un sito ad esclusivo utilizzo degli
affiliati.
Mediante un accesso riservato, l'affiliato potrà
accedere ad un portale di informazioni e di notizie
che la casa madre gli mette a disposizione.
Funzioni di tipo amministrativo gli consentiranno di
conoscere la situazione degli ordini, delle consegne,
ristampare un documento, interrogare il magazzino.
Con la stessa tecnica l'affiliato potrà proporre
alla sede l'inserimento di nuovi articoli, nuovi fornitori,
ecc.
L'accesso via internet consentirà all'affiliato
di interrogare la banca dati globale ed analizzare ad
esempio l'andamento del proprio punto vendita rispetto
alla media degli altri punti vendita sia a livello complessivo
sia in dettaglio per famiglia di prodotto o singolo
articolo.
L'assistenza
Presso la sede di Milano, è stato costituito
un gruppo di persone specifico per il supporto on line
relativo a questa procedura.
Entrando in contatto con il supporto on line si riceveranno
informazioni circa l'utilizzo delle varie procedure
e, nel caso fosse necessario, l'incaricato avrà
la possibilità di accedere direttamente ai dati
del singolo punto vendita per le verifiche necessarie.
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